Coordination de plusieurs projets, actions, activités

[Idée]

Bonjour,

Je suis à la recherche de petits trucs pour m'aider à mieux m'organiser.

J'éprouve des difficultés lorsque j'ai à coordonner et mener de front une pluralité de projets, d'activités, d'actions. Pour avancer une activité, j'ai besoin de "plonger dedans", de m'immerger. J'ai tendance à aller jusqu'à saturation (alors que parfois j'ai besoin de m'aérer pour être plus efficace). Sauf que pour "m'aérer" et entrer dans un autre projet ou activité que j'ai à mener, je dois sortir du créneau de l'activité précédente et arriver à "m'immerger" dans cette autre activité. Il m'est difficile d'orchestrer le tout (et de maintenir une vision d'ensemble).

Pour imager, c'est un peu comme un fil électrique, quand on le coupe, on peut voir qu'à l'intérieur, il y a plusieurs "brins" en cuivre. Si chaque brin correspond à une activité ou un projet, c'est comme si lorsque j'active un des brins, je l'investit fortement et, en parallèle, les autres tombent en suspens (j'ai du mal à les garder en perspective, à garder contact avec les autres "fils"). Bref, j'éprouve une difficulté à coordonner le pluriel (autant en termes d'activités, de projets, que ce qui constitue le "pluriel" en soi (je me suis amélioré au fil des ans, mais il reste quelques difficultés à ce niveau).

En ce moment, étant donné le contexte qui est le mien (notamment au niveau du travail, pour plus de détails voir mon fil de présentation), les démarches que je dois effectuer se multiplient. La difficulté que j'évoque est présente en permanence et avec ce contexte, cela complexifie les choses et augmente le travail que j'ai à effectuer en ce qui concerne l'organisation et la coordination de tout ceci.

• - Comment arrivez-vous à vous organiser lorsque vous cherchez à mener de front plusieurs projets, actions, activités ?
  
  - Comment faciliter le passage d'une activité à une autre (gérer les aller-retour) et garder les autres "fils" en perspective lorsqu'on est plongé dans une tâche ?
  
  - Avez-vous des suggestions à me faire ?

Je recherche des petites idées, des choses simples à mettre en place.

[Eflenn]

Faire des listes et prendre des notes m'aide un peu. Se forcer à anticiper marche bien aussi. Au lieu d'attaquer bille en tête je prends le temps de réfléchir et de décider à l'avance à quelle heure je change d'activité. Je suis constamment obligé de le faire au travail et avec le temps on prends le pli.

Le plus important pour moi est de consciemment conserver une image mentale de l'état de mon travail au moment de l'interrompre pour retrouver mes repères rapidement en y revenant. Sinon j'ai vite perdu un quart d'heure à tourner en rond. Parfois littéralement.

[freeshost]

Peut-être déjà quelques morceaux de réponses dans cette discussion.

Une possibilité est d'avoir une grande feuille (plus grand que A4 ; quadrillée ou imprimée, conçue à ta guise) avec deux axes : l'axe du temps (de gauche à droite) et l'axe des projets (un projet par ligne), dans le but d'avoir une vision globale de tous les projets en un coup d’œil. Tu peux, en plus, découper chaque projet en plusieurs étapes.

Une possibilité pour s'arrêter est de mettre le compte à rebours (par exemple 1 heure). Quand celui-ci sonne, une activité se termine, puis est remplacée. Souvent, quand on est plongé dans une activité, on oublie le temps, on oublie de s'arrêter, et on oublie alors les autres activités, alors que le but est de ne négliger aucune activité. Au préalable, tu as planifié tes activités dans un tableau.

Il est bien sûr important de séparer le matériel des diverses activités, de séparer les fichiers des divers dossiers, et d'avoir de l'espace où ranger le tout, de ranger le matériel d'une activité lorsqu'on passe à une autre activité.

Tiens, par exemple :

0900-1000 : mathématique
1015-1115 : allemand
1130-1230 : psychologie
1430-1530 : TSA
1545-1645 : violon
1700-1730 : déplacement
1730-1830 : cours d'appui à Alain Térieur
1835-1845 : déplacement
1845-1945 : cours d'appui à Alain Verse
1950-2000 : déplacement
2100-2200 : espagnol


Modération (had) : anonymat ?

[Tugdual]

Là, Idée, je n'ai malheureusement aucune piste à te
proposer, vu que je fonctionne exactement comme toi ...

[freeshost]

Qui a édité mon message ?

[zad]

Modération (had) : ah ben c'est moi ça on m'a fait comprendre que c'était des jeux de mots, et pas les noms propres de tes élèves ! quiproquo entre aspicots sur le second degré, rien de grave ^^ tu peux rééditer si tu veux pour remettre tes blagues

[freeshost]

Ce sont des jeux de mots, oui. Et je n'ai, pour le moment, jamais eu d'élève qui s'appelle Alain.

[zad]

Ce sont des jeux de mots, oui. Et je n'ai, pour le moment, jamais eu d'élève qui s'appelle Alain.

ah je m'en remets pas je suis mort de rire depuis ce matin quand j'ai tilté !

[freeshost]

Tu seras averti quand j'appellerais une personne Luc Sûr et une autre Annie Mâle.

[Loup]

Tu seras averti quand j'appellerais une personne Luc Sûr et une autre Annie Mâle.

[Idée]

@freeshost : suggestion de Tugdual, il y a aussi Alex Térieur que tu aurais pu mettre .

Contente que ça se termine bien

[Idée]

Faire des listes et prendre des notes m'aide un peu. Se forcer à anticiper marche bien aussi. Au lieu d'attaquer bille en tête je prends le temps de réfléchir et de décider à l'avance à quelle heure je change d'activité. Je suis constamment obligé de le faire au travail et avec le temps on prends le pli.

Faire des listes et prendre des notes m'aide aussi, par contre je me retrouve assez vite avec des tonnes de papiers, de listes et de notes (sur mon bureau, dans mon sac de travail, à côté de mon lit (je prends des notes parfois la nuit ou au réveil...) Peut-être me réserver un moment dans la semaine pour faire le tri dans ces papiers... C'est une bonne idée de décider à l'avance à quelle heure changer d'activité... Je note.

Le plus important pour moi est de consciemment conserver une image mentale de l'état de mon travail au moment de l'interrompre pour retrouver mes repères rapidement en y revenant. Sinon j'ai vite perdu un quart d'heure à tourner en rond. Parfois littéralement.

C'est quelque chose qui m'est plus difficile à faire... En fait, je peux y revenir assez aisément s'il ne s'agit que d'un arrêt et d'une reprise. Mais si entre temps j'ai eu à embarquer dans une autre tâche qui demande un investissement (intellectuel par exemple), c'est là où j'ai du mal à passer de l'un à l'autre (m'extirper d'une part et entrer dans l'autre activité d'autre part / ou passer de l'une à l'autre). En tous les cas, merci de tes suggestions Elfenn .

Une possibilité pour s'arrêter est de mettre le compte à rebours (par exemple 1 heure). Quand celui-ci sonne, une activité se termine, puis est remplacée. Souvent, quand on est plongé dans une activité, on oublie le temps, on oublie de s'arrêter, et on oublie alors les autres activités, alors que le but est de ne négliger aucune activité. Au préalable, tu as planifié tes activités dans un tableau.

Merci freeshost. Très intéressant. L'idée du temps et aussi l'idée du tableau. Ça me donne des idées. Par curiosité, un horaire comme celui que tu mets en exemple, tu le prévois combien de temps à l'avance ? Dans mon emploi du temps, j'ai besoin de me garder une flexibilité. Parfois, je n'en ai pas besoin, mais par période j'en ai besoin étant donné qu'il y a des fluctuations dans ma santé (comme la nuit dernière par exemple, nuit presque blanche pour cause d'ennui de santé, donc besoin de récupérer si je veux être fonctionnelle).

[freeshost]

@freeshost : suggestion de Tugdual, il y a aussi Alex Térieur que tu aurais pu mettre .

Ouais, je sais, mais ils auraient été de la même famille.

J'avais aussi pensé à Nico Teen et Jacques Use, ou encore Laurent Poudre et Rémi Soldoréfacilaciré.

Pour l'horaire, il faut voir si tu veux avoir le même horaire toutes les semaines, puis t'y tenir. Si tu veux de la flexibilité, il y a l'idée de had dans la discussion "Comment gérez-vous votre temps ?" :

Je vais me fabriquer un emploi du temps visuel, quand j'aurai trouvé des liens intéressants, je ne manquerai pas de les partager ici.

faut tester ! et (si des gens sont autorisé à rentrer chez toi) il faut assumer : un agenda avec des pictos, ça se remarque ^^
et c'est stigmatisant.

ça peut marcher ou pas. pour moi, juste voir les images, ça marche. ya pas de traduction du verbal vers de l'imagerie à faire, et c'est "efficace" dans le sens où ça va direct au fond du cerveau, sans reflexions, et que du coup ... je fais ! (enfin, plus que avant)

À la place des images, je peux mettre des mots (comme "mathématique"). À toi de voir ce que tu préfères.

Quant à la flexibilité, je la fixerais au sein d'un jour (c'est un choix subjectif) : "Je dois faire 1 heure de A, 1 heure de B, 1 heure de C, ... chaque jeudi. Mais, chaque jeudi matin (voire mercredi soir), je peux choisir dans quel ordre je les fais." Par contre, je ne la fixerais pas au sein de plus d'un jour car le risque de trop de flexibilité est de nouveau une mauvaise répartition.

Avec cette idée des étiquettes, tu dois aussi prévoir combien de périodes de chaque branche tu prévois par semaine, selon la charge de travail de chaque activité, de chaque projet, selon tes éventuels délais ("À fin juin 2015, il faut que je connaisse les déclinaisons polonaises, les exceptions et leurs différents usages." / "À fin juillet, je dois être capable de mater avec un roi, un fou et un cavalier, en plus des finales avec fous adverses de même couleur." / "À fin août, je dois avoir terminé de rédiger tout en ordre un fichier puis l'avoir mis en ligne gratuitement."). ["Hmmm, par exemple, six heures de mathématique, cinq heures d'allemand, cinq heures d'anglais, cinq heures d'espagnol, quatre heures d'informatique, sept heures de violon, quatre heures de TSA, 1etc.]

Pour la flexibilité, ménage des temps de pause (pour ma part, des pauses de quinze minutes entre chaque activité). À toi de voir quelle densité tu veux mettre à ton horaire hebdomadaire.

En plus de tes projets, tu peux inclure dans ton horaire aussi les activités inévitables (cuisiner, manger, boire, nettoyer la vaisselle, dormir, se laver, aller au centre d'achats, payer ses factures, nettoyer l'appartement, aller aux ordures diverses, aller à tel rendez-vous), si tu veux.

Tiens, faudrait que je me refasse cette idée. Ces derniers temps, j'ai tendance juste à tout noter sur un agenda personnalisé (tableau A4 à ma propre sauce).

[Tugdual]

De ce que je comprends du problème d'Idée (mais je peux
me tromper), il ne s'agit pas d'un simple soucis d'emploi du
temps, mais d'une énorme inertie quand il s'agit de changer
de tâche (et d'autant plus énorme que la tâche l'intéresse).

Et je ne sais pas comment lutter, amoindrir, cette inertie ...

[freeshost]

Si c'est le fait de ne pas arriver / penser à s'arrêter dans une activité, je pense surtout au compte à rebours, éventuellement aux sonneries.

Pour les horaires, voici deux exemples fictifs : rigide / flexible. Le rigide est fait pour un horaire planifié, fixe, auquel on se tient chaque semaine. Le flexible est fait pour aménager dans l'ordre que l'on veut les activités, l'ordre pouvant changer d'une semaine à l'autre. Il s'agit alors de découper* et répartir les plaquettes.

Il y a bien d'autres possibilités.

* Bon, le papier a le désavantage de facilement se déchirer ou plier. Il est possible d'imprimer sur des feuilles plus épaisses ou du papier cartonné. Le format A4 a le désavantage d'être petit donc peu lisible de loin (de l'autre côté de la pièce, par exemple), mais il est possible prendre d'autres formats (A2 par exemple) dans une imprimerie. Puis de placarder le tout sur un tableau attirant les aimants.