Rédaction de mails

[Lapintéressé]

Bonsoir !

En ce moment, j'ai un tas de mail à écrire. Or, je constate que cela me prend énormément de temps et d'énergie. Je procrastine beaucoup, ça me tracasse en amont. Sur le moment, je suis lente, je reformule sans cesse. Ensuite, j'attends avec peu de patience la réponse, en imaginant les différentes réponses possibles et ce qui va suivre. Bref, c'est épuisant. En outre, cela aboutit parfois à une conversation, qu'il faut donc entretenir tout en rédigeant de nouveaux mails à d'autres personnes.
De plus, ce sont globalement des mails assez formels, avec des enjeux ; ce ne sont pas des messages amicaux, dont le niveau de tracas est bien moindre (bon, en fait, ces messages n'existent guère, donc je ne peux pas m'en soucier ).

D'où les questions : comment procédez-vous ? auriez-vous des ressources sur le sujet ?

[Cracotte...]

Bonjour,

Comme je te comprends ça été pour moi les écrits surtout de mail dans le cadre professionnel une vraie source d'angoisse voir de crise. Je me suis faite aider par mon conjoint afin de bien réussir à objectiver le mail et je lui demandais toujours une relecture. Cela me rassurait énormément, ne pas hésiter à se faire relire pour se rassurer et évoluer dans ses écrits en ayant des retours objectifs pour la cosntruction de ses écrits. Il faut si tu peux demander à une personne qui est à l'aise avec ça, qui pratique et qui connait bien les codes.

Ne pas hésiter à regarder des petits contenus en vidéo cela m'avait aidé pour bien comprendre comment se construit un mail et quoi mettre dedans. Il faut être objectif faire des phrases courtes et être concis, pas de sous entendu.

Je te joins mes cours quand j'ai fait ma formation de conseillère en insertion où j'ai eu tout une partie à ce sujet.
"Réaliser le traitement administratif et les écrits professionnels lié à l'activité dans un environnement numérique"

CP5 Cours entier Les écrits professionnels - converti (1).pdf

J'avais eu en complément cette vidéo via Linkedin qui m'avait bien éclairé. Normalement tu peux avoir un mois gratuit.
https://www.linkedin.com/learning/ecrir ... essionnels

J'espère que ça t'éclairera.

Je suis très à l'aise aujourd'hui dans ce type de rédaction je reste disponible si tu as besoin, n'hésite pas.

[ad_astra]

Bonsoir !

En ce moment, j'ai un tas de mail à écrire. Or, je constate que cela me prend énormément de temps et d'énergie. Je procrastine beaucoup, ça me tracasse en amont. Sur le moment, je suis lente, je reformule sans cesse. Ensuite, j'attends avec peu de patience la réponse, en imaginant les différentes réponses possibles et ce qui va suivre. Bref, c'est épuisant. En outre, cela aboutit parfois à une conversation, qu'il faut donc entretenir tout en rédigeant de nouveaux mails à d'autres personnes.
De plus, ce sont globalement des mails assez formels, avec des enjeux ; ce ne sont pas des messages amicaux, dont le niveau de tracas est bien moindre (bon, en fait, ces messages n'existent guère, donc je ne peux pas m'en soucier ).

D'où les questions : comment procédez-vous ? auriez-vous des ressources sur le sujet ?

Un super truc pour t'aider dans la rédaction : utiliser un LLM, et éventuellement un LLM qui parle "mieux" français que les autres : https://chat.mistral.ai/chat

exemple de prompt à utiliser :
"J'ai besoin de rédiger un mail pour [Administration / personne] afin de lui exposer [Sujet]. Mets l'accent sur [Détail 1] [Détail 2] en te basant sur le texte ci-dessous [Copier / coller d'un texte formel trouvé des les exemples de Cracotte par exemple]." Utilise un ton cordial et des formules de politesse."

Je ne te garantis pas un résultat parfait, mais ça te permettra a minima de débroussailler considérablement le terrain et tu n'auras plus que les "corrections" et "personnalisations" à faire... Au pire, si le premier jet n'est pas bon, reviens dessus dans un second message en lui précisant davantage tes attentes...

Ici, je travail avec 4 LLM qui travaillent en parallèle et qui me fournissent des réponses en vocal quand je fais d'autres tâches en même temps, mais c'est un peu plus "dru" à mettre en œuvre et il faut une jolie config... A défaut, quand on a pas de "bête de course" à la maison, l'interface web gratuite de Mistral dont je t'ai fourni le lien plus haut peut déjà permettre un joli gain de temps.

[Lapintéressé]

Merci pour vos réponses.

Arg, la galère, je constate qu'il y a deux adresses possibles pour la personne que je cherche à joindre. Donc soit elle a bien lu mon message sans y répondre, soit elle ne l'a pas reçu (adresse mail qui n'est plus utilisée par ex). Et donc je la relance sans tout maîtriser.

J'essayerai Mistral la prochaine fois

[Christinette91]

Bonsoir !

En ce moment, j'ai un tas de mail à écrire. Or, je constate que cela me prend énormément de temps et d'énergie. Je procrastine beaucoup, ça me tracasse en amont. Sur le moment, je suis lente, je reformule sans cesse. Ensuite, j'attends avec peu de patience la réponse, en imaginant les différentes réponses possibles et ce qui va suivre. Bref, c'est épuisant. En outre, cela aboutit parfois à une conversation, qu'il faut donc entretenir tout en rédigeant de nouveaux mails à d'autres personnes.
De plus, ce sont globalement des mails assez formels, avec des enjeux ; ce ne sont pas des messages amicaux, dont le niveau de tracas est bien moindre (bon, en fait, ces messages n'existent guère, donc je ne peux pas m'en soucier ).

D'où les questions : comment procédez-vous ? auriez-vous des ressources sur le sujet ?

Bonjour, je suis secrétaire dans l'administration et amenée à rédiger tous les jours des emails professionnels.
Déjà :
Toujours commencer par "bonjour", c'est plus sympa.
Se présenter quand l'interlocuteur ne nous connaît pas.
Éviter l'impératif qui donne un ton plus sec, plus cassant au mail.
Remercier régulièrement l'interlocuteur pour le travail qu'il va fournir.
Vous n'êtes pas obligé de dire à l'interlocuteur ce qu'il doit faire, en principe il le sait déjà.
Faire attention à adapter la formule de politesse au niveau hiérarchique.
Voir selon la culture d'entreprise si c'est le tutoiement ou le vouvoiement qui est d'usage.
Ex : Bonjour, je vous remercie de trouver ci joint la demande d'ouverture de compte épargne temps de Monsieur X. Vous remerciant par avance pour votre prise en compte. Cordialement (si même niveau hiérarchique ou inférieur), respectueusement (si niveau hiérarchique supérieur).

Après pour les écrits administratifs il y a des livres qui existent. Ça peut donner des idées de tournure. Vous pouvez également demander à un tiers de relire, moi je le fais régulièrement pour qu'on me conseille tant sur le contenu que sur la tonalité du mail.

J'espère que ça vous aidera.